Regulamin świadczenia usług

1 Postanowienia wstępne

1. Niniejszy regulamin („Regulamin") określa zasady świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną, w tym udostępniania oprogramowania „Studio Manager" w modelu SaaS, warunki zawierania i rozwiązywania umowy, zasady płatności, odpowiedzialności, reklamacji oraz podstawowe zasady przetwarzania danych.
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
3. Warunkiem utworzenia Konta oraz korzystania z Usług jest zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptacja.

2 Definicje

• „Usługodawca" / „Operator" - Studio Manager Michal Majrowski, ul. Spacerowa 104F, 32-087 Bibice, NIP: 8762333974, REGON: 387141798, e-mail kontaktowy: info@studiomanager.pl, e-mail do reklamacji: pomoc@studiomanager.pl.
• „Serwis" - prowadzony przez Usługodawcę serwis internetowy oraz aplikacje internetowe „Studio Manager", umożliwiające dostęp do funkcji Usługi, w tym Panelu Administracyjnego oraz Panelu Klienta (frontoffice), a także towarzyszące im subdomeny.
• „Oprogramowanie" - system „Studio Manager" udostępniany w modelu SaaS, służący w szczególności do zarządzania zapisami, grafikiem, klientami, karnetami, płatnościami i raportowaniem w studiu Użytkownika.
• „Użytkownik" / „Klient" - podmiot korzystający z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (osoba fizyczna prowadząca działalność, osoba prawna albo jednostka organizacyjna), który tworzy Konto i zawiera Umowę z Usługodawcą.
• „Klient końcowy" - osoba (np. klient studia Użytkownika), która korzysta z Panelu Klienta (frontoffice) w relacji z Użytkownikiem. Klient końcowy nie jest stroną Umowy pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem, chyba że Usługodawca wyraźnie postanowi inaczej.
• „Konto" - konto Użytkownika w Serwisie, tworzone w procesie rejestracji, umożliwiające korzystanie z Usług.
• „Panel Administracyjny" - część Serwisu przeznaczona dla Użytkownika i jego upoważnionych pracowników do zarządzania Studiem.
• „Panel Klienta" / „frontoffice" - część Serwisu udostępniana przez Użytkownika jego Klientom końcowym, umożliwiająca w szczególności zapisy, anulowanie rezerwacji i inne funkcje zależne od konfiguracji Użytkownika.
• „Umowa" - umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną i udostępnienie Oprogramowania, zawierana pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem na zasadach Regulaminu.
• „Okres próbny" - jednorazowy, bezpłatny okres testowy trwający 30 dni, liczony od dnia utworzenia Konta albo od dnia aktywacji próby w Serwisie (zgodnie z konfiguracją Usługodawcy), podczas którego Użytkownik może korzystać z funkcji Oprogramowania bez podawania danych karty płatniczej.
• „Cennik" - informacja udostępniana w Serwisie (w tym na stronach informacyjnych Usługodawcy) opisująca dostępne plany, ich ceny oraz zakres funkcji.
• „Abonament" - opłata uiszczana z góry przez Użytkownika za dostęp do płatnych funkcji Oprogramowania w danym Okresie rozliczeniowym.
• „Okres rozliczeniowy" - okres, za który rozliczany jest Abonament (np. miesiąc albo rok - zgodnie z Cennikiem oraz wybranym planem).
• „Treści" - wszelkie dane i materiały wprowadzane do Serwisu przez Użytkownika lub jego Klientów końcowych (np. dane klientów studia, grafiki, opisy zajęć, dokumenty, zgody, notatki).
• „Awaria" - zdarzenie powodujące istotną niedostępność Serwisu lub utratę kluczowej funkcjonalności Oprogramowania, potwierdzone przez Usługodawcę.
• „Prace serwisowe" - działania Usługodawcy związane z konserwacją, aktualizacją, poprawą bezpieczeństwa lub rozwojem Serwisu.

3 Zakres i warunki świadczenia Usług

1. Usługodawca świadczy Usługi polegające na:
   • umożliwieniu Użytkownikowi korzystania z Oprogramowania w modelu SaaS,
   • udostępnieniu Panelu Administracyjnego,
   • udostępnieniu Panelu Klienta (frontoffice) - o ile Użytkownik zdecyduje się go uruchomić,
   • udostępnieniu funkcji pomocniczych (np. eksport danych) zgodnie z Cennikiem i możliwościami technicznymi.
2. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis był dostępny dla Użytkowników przez całą dobę, z zastrzeżeniem Prac serwisowych, Awarii oraz okoliczności niezależnych od Usługodawcy.
3. Usługodawca jest uprawniony do wprowadzania zmian w Serwisie i Oprogramowaniu, w tym zmian funkcjonalnych i bezpieczeństwa, o ile nie narusza to istotnie uzasadnionych interesów Użytkownika; zmiany istotne podlegają trybowi zmiany Regulaminu.
4. Wsparcie techniczne świadczone jest zasadniczo drogą e-mail w godzinach pracy wskazanych w Serwisie (co do zasady: poniedziałek-piątek 8:00-20:00), z zastrzeżeniem dni ustawowo wolnych i przerw organizacyjnych.

4 Rejestracja i Konto

1. Utworzenie Konta następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego w Serwisie, podanie danych wskazanych jako wymagane oraz akceptację Regulaminu i dokumentów powiązanych.
2. Użytkownik oświadcza, że:
   • podaje dane zgodne ze stanem faktycznym i prawnym,
   • działa w imieniu własnym lub posiada należyte umocowanie do działania w imieniu podmiotu, który ma być stroną Umowy,
   • zapewni, że dane będą aktualizowane niezwłocznie po zmianie.
3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności danych dostępowych oraz za działania osób, którym udostępnił dostęp do Konta (w tym pracowników).
4. Usługodawca może odmówić rejestracji, zawiesić Konto albo ograniczyć dostęp do Serwisu, jeżeli:
   • Użytkownik podał dane nieprawdziwe lub budzące uzasadnione wątpliwości,
   • Użytkownik narusza Regulamin lub przepisy prawa,
   • działania Użytkownika zagrażają bezpieczeństwu Serwisu, danych lub innych Użytkowników,
   • Użytkownik podejmuje próby obejścia zabezpieczeń, nadużycia zasobów lub inne działania mogące powodować szkodę.
5. Jeżeli do Serwisu wprowadzane są Treści o bezprawnym charakterze, Usługodawca może podjąć działania ograniczające dostęp do Treści lub Konta w zakresie dopuszczalnym prawem, w tym czasowo zablokować dostęp do danych.

5 Okres próbny

1. Użytkownik ma prawo do Okresu próbnego 30 dni, o ile Serwis przewiduje taką możliwość dla danego typu rejestracji.
2. Okres próbny uruchamiany jest bez podawania danych karty płatniczej.
3. Po Okresie próbnym:
   • Użytkownik może wybrać plan i dokonać płatności, aby aktywować Abonament, albo
   • zrezygnować z korzystania z Usług bez ponoszenia opłat.
4. Zakończenie Okresu próbnego nie powoduje automatycznego obciążenia Użytkownika opłatą. Aktywacja Abonamentu następuje dopiero po wyborze planu i dokonaniu płatności (zgodnie z Cennikiem).

6 Opłaty, Cennik, płatności i rozliczenia

1. Ceny, plany oraz zakres funkcji Oprogramowania określa Cennik.
2. Abonament jest płatny z góry za wybrany Okres rozliczeniowy, chyba że Cennik albo indywidualne ustalenia stron stanowią inaczej.
3. Aktywacja płatnej Usługi następuje co do zasady z chwilą potwierdzenia zaksięgowania środków (lub potwierdzenia operatora płatności).
4. Usługodawca może udostępniać płatność:
   • przelewem bankowym,
   • płatnościami online, w tym BLIK, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności (w szczególności Przelewy24).
5. Jeżeli w Serwisie funkcjonują powiadomienia o końcu Okresu rozliczeniowego, Użytkownik może otrzymywać przypomnienia (np. na 7, 3 i 1 dzień przed końcem okresu) - zgodnie z mechaniką Serwisu.
6. Brak opłacenia kolejnego Okresu rozliczeniowego w terminie skutkuje zawieszeniem dostępu do płatnych funkcji Serwisu.
7. Dokumenty rozliczeniowe (np. faktury/rachunki) mogą być wystawiane i udostępniane w formie elektronicznej na dane podane przez Użytkownika.

7 Rezygnacja, zwroty i zawieszenie Konta

1. Użytkownik może zrezygnować z Usług w każdym czasie:
   • poprzez funkcję przewidzianą w Panelu Administracyjnym (jeżeli jest dostępna), albo
   • poprzez przesłanie oświadczenia na adres e-mail Usługodawcy.
2. Rezygnacja w trakcie opłaconego Okresu rozliczeniowego co do zasady wywołuje skutek na koniec tego okresu (Użytkownik zachowuje dostęp do opłaconych funkcji do końca okresu), chyba że strony uzgodnią inaczej lub dalsze świadczenie usług jest niemożliwe z przyczyn wskazanych w Regulaminie.
3. Co do zasady Abonament za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem sytuacji, w których zwrot jest wymagany bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa albo gdy strony postanowią inaczej w trybie reklamacyjnym.
4. W przypadku braku płatności lub rezygnacji Konto może zostać:
   • zawieszone na okres do 14 dni, a następnie
   • usunięte - zgodnie z mechaniką opisaną w Regulaminie i w Serwisie.
5. Przed usunięciem Konta Użytkownik powinien wykonać eksport danych dostępny w Serwisie, o ile chce zachować Treści.

8 Obowiązki Użytkownika i zasady dozwolonego użytku

1. Użytkownik korzysta z Serwisu w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz w sposób nienaruszający praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych i praw autorskich).
2. Użytkownik nie może wykorzystywać Serwisu do:
   • przechowywania lub rozpowszechniania Treści bezprawnych,
   • podejmowania działań naruszających bezpieczeństwo Serwisu lub infrastruktury,
   • wysyłania niezamówionej informacji handlowej bez wymaganych zgód (jeżeli Użytkownik korzysta z funkcji komunikacji do Klientów końcowych),
   • obchodzenia mechanizmów rozliczeń i opłat.
3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za relację z Klientami końcowymi (w tym regulaminy studia, cenniki zajęć, zasady odwołań, zgody marketingowe) i oświadcza, że ma podstawę do wprowadzania do Serwisu danych osób trzecich.

9 Dane osobowe i przetwarzanie danych

1. Dane osobowe Użytkownika (w tym imię, nazwisko, e-mail, telefon oraz dane firmowe) są przetwarzane przez Usługodawcę w ramach realizacji Umowy, wsparcia i rozliczeń.
2. Użytkownik może wprowadzać do Serwisu dane Klientów końcowych. W takim przypadku:
   • Użytkownik działa jako administrator danych swoich Klientów końcowych,
   • Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w zakresie, w jakim przetwarza te dane na zlecenie Użytkownika, wyłącznie w celu świadczenia Usług.
3. Strony uznają, że szczegółowe zasady powierzenia danych osobowych stanowią integralną część Umowy i są określone w Załączniku nr 1 (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych) albo w innym dokumencie powierzenia udostępnionym przez Usługodawcę.
4. Użytkownik zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych) ani innych danych, których przetwarzanie w Serwisie może powodować nieproporcjonalne ryzyko, chyba że Usługodawca wyraźnie na piśmie dopuści takie przetwarzanie.
5. Informacje dotyczące prywatności, cookies oraz logów systemowych są publikowane w Polityce prywatności Serwisu.

10 Własność intelektualna i licencja

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu i Oprogramowania przysługują Usługodawcy, z zastrzeżeniem praw osób trzecich.
2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Oprogramowania wyłącznie na potrzeby własnej działalności, przez czas trwania Umowy, w zakresie wynikającym z Cennika.
3. Treści wprowadzane do Serwisu przez Użytkownika pozostają własnością Użytkownika (lub odpowiednio osób trzecich, jeżeli Użytkownik działa na ich rzecz). Użytkownik udziela Usługodawcy niezbędnej licencji technicznej na hosting, utrwalanie, przetwarzanie (w tym tworzenie kopii zapasowych) i wyświetlanie Treści w celu wykonywania Umowy.
4. Zabrania się dekompilacji, inżynierii wstecznej, omijania zabezpieczeń i innych działań naruszających prawa Usługodawcy.

11 Poufność

1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje uzyskane w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy, w szczególności informacje handlowe, organizacyjne i techniczne, które nie są publicznie dostępne („Informacje poufne").
2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:
   • publicznie znanych bez naruszenia Umowy,
   • ujawnionych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnego żądania organu - przy czym strona ujawniająca (o ile może) poinformuje drugą stronę.
3. Obowiązek poufności obowiązuje w czasie trwania Umowy oraz przez 2 lata po jej zakończeniu, chyba że strony uzgodnią inaczej.

12 Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności w zapewnieniu prawidłowego działania Serwisu, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności ani braku błędów.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • Treści wprowadzane przez Użytkownika lub Klientów końcowych,
   • szkody wynikające z podania nieprawdziwych lub nieaktualnych danych przez Użytkownika,
   • brak dostępu do Serwisu spowodowany działaniem osób trzecich, siłą wyższą, awariami sieci lub urządzeń po stronie Użytkownika.
3. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu Umowy jest ograniczona do łącznej kwoty Abonamentów zapłaconych przez Użytkownika za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące odpowiedzialność.
4. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie oraz inne straty wynikowe, o ile prawo bezwzględnie obowiązujące nie stanowi inaczej.
5. Użytkownik zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryje koszty (w tym uzasadnione koszty obsługi prawnej) oraz zaspokoi roszczenia osób trzecich, jeżeli roszczenia te wynikają z Treści Użytkownika, sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika albo naruszenia przez Użytkownika prawa lub Regulaminu.

13 Reklamacje

1. Użytkownik może składać reklamacje dotyczące działania Serwisu lub rozliczeń drogą elektroniczną na adres e-mail do reklamacji wskazany w Regulaminie.
2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Użytkownika, opis problemu, datę i okoliczności oraz dane kontaktowe.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 7 dni roboczych. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin może ulec wydłużeniu, o czym Usługodawca poinformuje Użytkownika.
4. Odpowiedź na reklamację udzielana jest drogą elektroniczną, chyba że Użytkownik wskaże inną formę lub charakter sprawy tego wymaga.

14 Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana funkcji, wymogów prawnych, warunków technicznych lub organizacyjnych, a także dla zwiększenia bezpieczeństwa.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkownika poprzez publikację nowej wersji w Serwisie oraz - o ile to możliwe - powiadomienie e-mail na adres przypisany do Konta.
3. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian istotnych, może rozwiązać Umowę przed dniem wejścia zmian w życie ze skutkiem na koniec bieżącego, opłaconego Okresu rozliczeniowego.

15 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie ma prawo polskie.
2. Spory wynikłe z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie; w razie braku porozumienia sądem właściwym jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (dla relacji B2B).
3. Regulamin stanowi integralną część Umowy. Dokumentami integralnymi są również: Polityka prywatności oraz Umowa powierzenia (Załącznik nr 1), o ile znajduje zastosowanie.

A1 Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

1. Użytkownik (jako administrator danych Klientów końcowych) powierza Usługodawcy (jako podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług.
2. Przetwarzanie odbywa się przez czas trwania Umowy oraz okres niezbędny do jej rozliczenia i zakończenia, z uwzględnieniem retencji Konta wskazanej w Regulaminie.
3. Kategorie danych obejmują dane wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu w ramach świadczenia Usług (np. dane identyfikacyjne i kontaktowe Klientów końcowych, historia wejść/rezerwacji - zależnie od konfiguracji Użytkownika).
4. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, w celu wykonania Umowy, oraz zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa techniczne i organizacyjne.
5. Użytkownik zobowiązuje się nie wprowadzać danych wrażliwych oraz zapewnić podstawę prawną do przetwarzania danych i przekazania ich do Serwisu.
6. Usługodawca może korzystać z podwykonawców/podprocesorów w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, z zastrzeżeniem zapewnienia co najmniej równoważnego poziomu ochrony danych.
7. Po zakończeniu Umowy Usługodawca - według możliwości systemu i uzgodnień - usuwa lub zwraca dane, z zastrzeżeniem kopii zapasowych i obowiązków prawnych przechowywania.
8. Użytkownik ma prawo żądać wsparcia w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie wynikającym z funkcji Serwisu i uzasadnionych możliwości organizacyjnych.

Kontakt

• W sprawach związanych z Serwisem: info@studiomanager.pl
• W sprawach reklamacji: pomoc@studiomanager.pl
• Adres: ul. Spacerowa 104F, 32-087 Bibice